O przetargach w Polsce z perspektywy tłumacza i właściciela biura tłumaczeń

Temat przetargów wzbudza kontrowersje, pewnie dlatego, że dotyczy wielu z nas, ale i pieniędzy.

W pewnym uproszczeniu mamy trzy grupy interesów – jako tłumacz chciałbym napisać: tłumaczy, biura tłumaczeń i zleceniodawcę, ale kolejność odpowiadająca pozycji rynkowej to: zleceniodawca, biuro, tłumacz.

Na przestrzeni ostatnich lat przetargi stały się skutecznym narzędziem do obniżania kosztów za tłumaczenia. Przede wszystkim ze względu na olbrzymią podaż tych usług, ale i dlatego że zleceniodawcy mają możliwość nieomal dowolnego formułowania warunków umowy (np. w zakresie terminów zlecania, anulowania tłumaczeń, trybów tłumaczenia etc.). Na palcach jednej ręki mogę policzyć przykłady, gdy kryterium ceny nie było jedynym kryterium rozstrzygającym o wyborze oferty.

Oczywiście dla ścisłości należy rozróżnić przetargi publiczne i zamówienia z wolnej ręki. Te drugie pominę, gdyż wywołują mniej kontrowersji i są bardzo zbliżone do ofertowania na rynku b2b. Paradoksalnie można stwierdzić, że zamówienia z wolnej ręki – z racji mniejszej przejrzystości procedur – stwarzają większe możliwości do subiektywnego podejmowania decyzji o wyborze oferty. Kryteria można podzielić na dwie grupy: formalne – oceniane ”spełnia / nie spełnia”, które mogą dotyczyć doświadczenia w realizacji podobnych umów, dysponowania odpowiednimi zasobami ludzkimi, technicznymi i finansowymi, oraz cenowe. Te pierwsze zazwyczaj są spełniane przez podmioty oferujące (w przeciwnym razie oferta jest odrzucana) i tak naprawdę wyboru dokonuje się na podstawie ceny. Niekiedy występuje kryterium oceny na podstawie próbki tłumaczenia, ale to ma miejsce bardzo rzadko i dotyczy raczej mniejszych przetargów – z tego względu, że przy dużym zróżnicowaniu przedmiotu trudno stworzyć przekrojową próbkę tłumaczenia (to przychodzi mi do głowy jako pierwszy powód).

Z własnego doświadczenia mogę też powiedzieć, że w ciągu kilkunastu lat może raz, może dwa razy miałem wrażenie, że procedurę przetargu publicznego zrealizowano w taki sposób, aby wynik był zgodny z założeniami zleceniodawcy. Mam na myśli to, że przeprowadzono procedurę przetargową, dążąc do podpisania finalnej umowy z konkretnym podmiotem, głównie poprzez takie sformułowanie wymagań, że może je spełnić tylko TEN wybrany podmiot.

Zaletą przetargów publicznych jest to, że mamy wgląd do dokumentacji ofert. Choć pewne części oferty mogą zostać zastrzeżone jako tajemnica przedsiębiorstwa,  do cen mamy dostęp zawsze. Dlatego jeśli ktoś ma wątpliwości co do rzetelności biura, z którym współpracuje, może zadać sobie trud odszukania umowy, SIWZ (specyfikacji istotnych warunków zamówienia) i oferty cenowej. Jednocześnie należy pamiętać o tym, że warunki finansowe oferowane tłumaczom są często wypadkową wielu czynników (także nakładu czasu i pracy potrzebnego do przygotowania oferty i prowadzenia ewidencji rozliczeniowo-księgowej wybranej umowy). Myślę, że szczera rozmowa jest w stanie wiele wyjaśnić. Mam tu na myśli teoretyczną możliwość sprawdzenia przez tłumacza ceny, jaką biuro złożyło podczas przetargu, z tą, którą biuro oferuje tłumaczowi przy realizacji tłumaczenia.

Największy problem dla biur tłumaczeń stanowi oszacowanie ryzyka związanego z danym przetargiem. Często jednostką rozliczeniową za tłumaczenia ustne jest godzina, a nie blok, choć w oparciu o ten ostatni chciałoby rozliczać się i biuro, i tłumacz. Kiedyś na przykład usłyszałem od przedstawiciela uczelni (uznanego konstytucjonalisty): ”Naliczając za 45 minut [dodatkowej – przyp. MB] pracy blok 4-godzinny, naraża mnie Pan na odpowiedzialność karną  w świetle ustawy o zamówieniach publicznych”. Dlaczego karną? Tego nie wiem do dziś. Myślę, ze chodziło o możliwość narażenia na zarzut niegospodarności, ale odebrałem to wówczas (i tak widzę to dziś) raczej jako próbę nacisku.

W ubiegłym roku składałem ofertę na projekt konferencyjny, który miał obejmować około 80 godzin tłumaczenia, ale zleceniodawca podawał tylko maksymalną liczbę godzin, nie podawał liczby minimalnej, natomiast cena miała być podana jako ryczałt (tłumaczenie i sprzęt). I jak z tego wybrnąć, chcąc przedstawić konkurencyjną ofertę? Założyć realizację konferencji na poziomie 60, 70, 80 czy 90 procent (pomijając skrajności)? W takim przetargu wygrywa ten, który weźmie na siebie największe ryzyko… Jeśli ryzyko jest niedoszacowane, to strata dla biura. Ryzyko – i to jedna z podstawowych zasad procesów przetargowych – zawsze jest przenoszone na usługodawcę, często – tak jak w opisywanym powyżej przypadku – wydaje się to grą losową, a nie próbą uregulowania wzajemnych zobowiązań przy równoczesnym wypracowaniu modelu korzystnego dla obu stron transakcji.

Kolejna drażliwa sprawa to pozostawianie przez zleceniodawców świadomie furtki do zatrudniania do tłumaczeń symultanicznych jednej osoby. Najczęściej jest to niedoprecyzowanie. Często nawet w przypadku złożenia zapytania w trakcie trwanie procedury przetargowej odpowiedzi przez podmiot prowadzący przetarg są formułowane w taki sposób, aby pozostawić dowolność. Czyli np. pytanie brzmi: ”Czy zleceniodawca przewiduje realizację tłumaczeń symultanicznych przez dwuosobowe zespoły (dla każdego języka)?” – a odpowiedź: ”Zleceniodawca nie określa liczby tłumaczy realizujących tłumaczenie symultaniczne.” (Może by urządzić jakiś konkurs na sformułowanie pytania w taki sposób, aby zleceniodawca musiał określić, czy dopuszcza tłumaczenia symultaniczne realizowane przez jedna osobę?) Nie zliczę rozmów, które odbyłem na ten temat. Niech podsumowaniem będzie to, co usłyszałem nie dalej niż trzy miesiące temu: ”Rozumiem pana argumenty, ale proszę zdać sobie sprawę, że nie możemy płacić za czas, w którym jeden z tłumaczy pozostaje tylko w gotowości.”

W dyskusji między tłumaczami pojawia się też kwestia wykorzystywania ich dokumentacji (dyplomów do CV) w procedurach przetargowych, mimo że później te tłumaczenia są zlecane (także) innym tłumaczom. Uważam, że jeżeli te dokumenty są wykorzystywane za zgodą tych tłumaczy, to jest to do zaakceptowania. Kilka argumentów: przygotowanie oferty przetargowej jest bardzo czasochłonne, jeżeli można to ograniczyć, to jest to w interesie i biura, i w efekcie tłumaczy; zazwyczaj zleceniodawca wymaga nie tylko podania danych tłumacza, ale także wykazu zleceń, a ten może być przygotowany tylko we współpracy z tłumaczem. A na koniec biuro tłumaczeń musi podać podstawę dysponowania tłumaczem, a zatem jeśli jest to freelance, to zawarte musi zostać odpowiednie porozumienie. Przypuszczam też, że można sprawdzić, czy nasze  dane pojawiają się w dokumentacji danego przetargu i żądać ich wykluczenia (to jednak zakłada już spory konflikt między biurem i tłumaczem i nie spotkałem się z tym). Mogę sobie tylko wyobrazić, że nie proponuje się im zlecenia, ponieważ środki, jakie zamierza przeznaczyć na nie biuro, są niższe niż stawki danego tłumacza – lub tłumacz rozlicza się na bloki, a zleceniodawca potrzebuję tłumaczenia np. na 2 godziny i stawka w umowie jest ustalona w oparciu o jednostkę godzinową.

Moim zdaniem dopuszczalny jest też taki układ, że dany tłumacz zgadza się na wykorzystanie swojej dokumentacji w postępowaniu przetargowym, mimo że nie otrzymuje zleceń z danego kontraktu, ale współpracuje z biurem tłumaczeń przy innych zleceniach.

O cenach można oczywiście pisać bez końca, ale moim zdaniem nie sposób to usystematyzować. Generalnie jeśli przedmiot zamówienia nie ogranicza liczby oferentów przez swoją specyfikację, to ceny są niższe niż na wolnym rynku. Spotyka się ceny na poziomie 10 zł netto za stronę, ale i kilkudziesięciu zł (pierwsza grupa, standard). Przy tłumaczeniach ustnych te rozbieżności również są spore i są zależne od specyfiki danego przetargu.

Co ciekawe, spotkałem się z ceną 0,01 zł za stronę korekty i ta oferta została wykluczona. Rażąco niska cena? Nie, podstawowy argument to brak możliwości obliczenia VAT od takiej kwoty. 🙂 W następnym przetargu ten sam oferent złożył ofertę na 1 zł netto i to już było OK.

Co można zmienić? Szykuje się zmiana ustawowa, które wprowadzi zakaz stosowania kryterium ceny jako jedynego kryterium. Pytanie jednak, jak to będzie wyglądało w praktyce. Do pomyślenia jest rozwiązanie, że zostaną wprowadzone dodatkowe kryteria, ale nie będą one miały znaczenia dla oceny oferty. Na przykład zleceniodawca przewiduje 3 kryteria: cena, termin płatności, doświadczenie oferenta. Dla drugiego kryterium: 14 dni – 1 pkt, 30 dni – 3 pkt, 60 dni 5 pkt. Dla trzeciego kryterium 2: dwa podobne zrealizowane zlecenia – 1 pkt, 5 – 3 pkt, 10 – 5 pkt. W efekcie prawdopodobieństwo, że kilku oferentów otrzyma maksymalną liczbę punktów za kryteria 2 i 3, jest duże, więc de facto jedynym decydującym kryterium jest znowu cena.

Należy sobie zadać pytanie, jak wzmocnić pozycje biura i tłumacza. Z pewnością wyjściem jest wprowadzenie norm dotyczących zasad pracy i rozliczania tłumaczeń. Tu sporą rolę mogą odegrać stowarzyszenia tłumaczy i biur, ale zgodnie z moją wiedzą ich dokonania na tym polu są znikome. Kiedyś nawet skierowałem zapytanie do jednej z takich organizacji w Polsce – nie otrzymałem nawet odpowiedzi.

Fot. Brian Talbot / flickr, Adam Gołda

Więcej na temat rynku, zamówień, zleceń i biur:
Kabina z widokiem

Tłumaczenie konferencyjne: tempo, różnorodność, ostra konkurencja. Wywiad o rynku i o tym, czego na studiach nie uczą

Mieć pokorę, ale i być skurczybykiem – wywiad z pewnym tłumaczem pisemnym

From mikes to riches? How much money do interpreters make?

Related posts:

Kabina z widokiem Tłumaczenie konferencyjne: tempo, różnorodność, ostra konkurencja. Wywiad o rynku i o tym, czego na studiach nie uczą Kot w worku, czyli o tłumaczeniu konferencyjnym z perspektywy młodego tłumacza Trzeba być pokornym skurczybykiem – wywiad z pewnym tłumaczem pisemnym Ile kosztuje tłumaczenie? Polski w duszy, angielski w głowie. Rozmowa z Janem Krótkim